シフト申請・休暇申請を承認する

スタッフから提出されたシフト申請・休暇希望を承認または却下する方法を説明します。組織のオーナーまたはマネージャー向けです。

シフト申請と休暇希望は、スタッフ本人の申請以外の経路でも作成されます。

AIエージェントの一括登録で作成されたシフト申請・休暇希望
AI下書きの適用で作成されたシフト申請・休暇希望

これらもスタッフ本人の申請と同じ一覧に表示され、同じ手順で扱えます。シフト申請は承認、休暇希望は確定の対象です。AI下書きの適用はAI下書きを適用するをご覧ください。

シフト申請は組織あてに提出され、申請者の配属店舗すべてに表示されます。勤務を確定する店舗は、シフト管理画面で表示している店舗です。管理者は時間帯を選び、勤務を1件ずつ確定します。別の配属店舗で確定する場合は、表示する店舗を切り替えてから同じ手順を行います。スタッフからの申請がない場合は、シフト希望を申請する・休暇希望を申請するを案内してください。

手順

サイドメニューから「シフト管理」をクリック

画面右側に承認待ちの一覧が表示されます。画面幅が狭い場合は、通知のベルアイコンをクリックすると同じ一覧が開きます。
勤務を確定する店舗を選択

ヘッダーの店舗スイッチャーで選びます。スタッフ登録のないオーナーは、シフト管理画面上部の「表示店舗」で選びます。一覧に表示されるのは、選択している店舗に配属されているスタッフの申請です。ここで選んだ店舗が、そのまま勤務の確定先になります。ステータスが「一時停止」または「閉鎖済み」の店舗は選択肢に表示されません。
「シフト申請（○）」のタブをクリック

タブの件数は、選択店舗に申請者が配属されていて、却下されておらず、勤務がまだ1件も確定していない申請の数です。「割当可能枠」は、元の希望時間のうち、ほかの勤務と重ならず空いている時間帯の数です。
確定したい時間帯の申請行をクリック

「シフトリクエストの確認」が開きます。同じ申請でも、残り時間が分かれている場合は別々の行に表示されます。月表示では日付をクリックし、「未確認申請」から対象の時間帯を開けます。
「確定先店舗」に表示された店舗名を確認

確定先は手順2で選んだ店舗に固定されており、この画面では変更できません。別の店舗で確定する場合は、確認画面を閉じて店舗を選び直してください。
確定する時間帯・休憩・ポジションを確認して調整

読み込みが終わってから確認します。テンプレートとポジションは確定先店舗のものを選びます。同じスタッフが他店舗で有効かつ確定済みの区間がある場合は、希望時間の下に「他店舗で確定済み: 店舗名開始〜終了」のように表示されます。
「シフトを承認」をクリック

確定する時間帯は、元の希望時間に収まる必要がありません。希望より早く始める時間帯や、遅く終える時間帯も指定できます。希望と重ならない時間帯も指定できます。

確定できないのは、同じスタッフの勤務と時間が重なるときです。他店舗の勤務も重複の対象です。重なる時間帯で「シフトを承認」をクリックすると「全店舗の既存勤務と確定区間が重複しています」と表示されます。

休憩時間も勤務時間帯の一部として扱います。休憩は勤務時間より短く指定してください。テンプレートは、休憩が勤務時間より短ければ適用できます。希望の時間帯を超えるテンプレートも選べます。

希望の時間帯のうち勤務が入っていない部分は「割当可能枠」として残り、あとから別の勤務を確定できます。たとえば9:00〜18:00の申請のうち12:00〜14:00を確定すると、残りは9:00〜12:00と14:00〜18:00です。残りの各枠は、同じ店舗で確定できます。別の配属店舗で確定する場合は、その店舗を選び直してから残りの枠を開いてください。19:00〜21:00のように希望と重ならない時間帯で確定した場合は、9:00〜18:00がそのまま残ります。

シフト申請を却下する

「リクエストを却下」は、申請そのものを却下する操作です。却下すると、すべての店舗でその申請の受付が止まります。店舗を選ぶ入力はありません。

対象の申請行をクリック
「リクエストを却下」をクリック

申請がまだ却下されておらず、その申請から確定した勤務が1件もなく、却下する権限がある場合だけ押せます。押せない場合は、ボタンの下に理由が1行で表示されます。
「シフトリクエストを却下します」の内容を確認

スタッフ名・日付・申請時間帯に続けて「すべての店舗でこの申請の受付を停止します。」と表示されます。チェックや選択は必要ありません。
「却下する」をクリック

「シフトリクエストを却下しました」と表示されます。

却下した申請は、配属店舗のどの一覧からも承認待ちとして表示されなくなります。受付可能に戻す手順は「誤って却下してしまったとき」をご覧ください。

一部の時間帯だけを確定した申請は却下できません。残りの時間帯を止める場合は、先に勤務を取り消してから却下するか、残りの枠を割り当てずに置いてください。勤務を取り消す手順はシフトを削除するをご覧ください。

複数の枠を一括で確定する

一括確定では、各枠の時間帯に応じた休憩時間を確認して確定します。休憩の初期値は単独の承認と同じく60分で、60分以下の枠では0分です。時間帯や休憩・テンプレートを調整する場合は、対象の行を開いて個別に承認してください。

「シフト申請（○）」の一覧で確定したい枠にチェック
「選択した ○ 枠を確定」をクリック
「一括確定の確認」で各枠の時間帯と休憩時間を確認

スタッフ名・店舗名・日付も確認します。休憩時間を変更する場合は、確認画面を閉じて対象の申請を個別に承認してください。
「確定する」をクリック
「一括確定の結果」で各時間帯の結果を確認

スタッフ名・店舗名・日付・時間帯で対象を確認します。「確定できませんでした」の行には、確定できなかった理由も表示されます。

各枠の結果は「確定」「確定できませんでした」「システムエラー」「未実行」で表示されます。一部の枠を確定できなくても、すでに「確定」となった勤務は保存されます。

休暇希望を承認・却下する

「休暇申請（○）」のタブをクリック
対象の申請をクリック
「休暇希望を確定する」をクリック

休暇希望を認めない場合は「休暇希望を却下する」をクリックします。確認画面で「却下する」をクリックすると却下されます。

AIエージェントの一括登録やAI下書きの適用で作成された休暇希望も、「休暇申請（○）」のタブに表示され、同じ手順で確定できます。

結果の確認

シフト申請を承認すると、選んだ店舗と時間帯の確定シフトがカレンダーに反映されます。休暇申請は確定休暇として登録されます。スタッフへの表示は店舗の公開設定に従います。確定シフトを公開するで公開範囲を確認してください。

うまくいかないとき

承認したい申請が一覧に表示されないとき

承認待ちの一覧に表示されるのは、選択している店舗に配属されているスタッフの申請だけです。別の店舗を選択していると、目的の申請は表示されません。ヘッダーの店舗スイッチャーで申請者の配属店舗を選び直してください。スタッフ登録のないオーナーは、シフト管理画面上部の「表示店舗」で選び直します。

申請者がその店舗に配属されていない場合、申請は一覧に表示されません。スタッフの配属を追加すると、その時点で申請が表示されます。配属の追加は配属を追加するをご覧ください。却下した申請も一覧には表示されません。

店舗が選択肢に見当たらない場合は、店舗のステータスも確認してください。「一時停止」または「閉鎖済み」の店舗は店舗スイッチャーに表示されないため、選び直せません。一時停止した店舗は、店舗の情報を変更するの手順でステータスを「営業中」に戻すと選べるようになります。閉鎖は取り消せません。ステータスの意味は店舗管理をご覧ください。

「勤務日にこの店舗の配属がありません。配属期間を確認してください。」と表示される

申請者に、その勤務日のこの店舗の配属がない場合に表示されます。この店舗では「シフトを承認」を実行できません。申請一覧では、時間帯の代わりに「勤務日にこの店舗の配属がありません」と表示され、その行は選べません。

配属開始日が勤務日より後の場合が代表的です。配属開始日以降の勤務日であれば、開始日を待たずに確定できます。勤務日を含む配属がある別の店舗を選び直すか、配属を追加するの手順で配属期間を調整してください。

「この申請は却下済みです。復元は週表示カレンダーの却下済みセル、またはカレンダーの日付を開き「却下済み申請」から行えます。」と表示される

その申請はすでに却下されています。どの店舗でも「シフトを承認」と「リクエストを却下」を実行できません。確定する場合は、次の「誤って却下してしまったとき」の手順で申請を復元してください。

「確定済みの勤務がある申請は却下できません。勤務を取り消してから却下してください。」と表示される

その申請から確定した勤務が1件以上あるため、却下できません。却下する場合は、先にシフトを削除するの手順で確定した勤務をすべて取り消してください。残りの時間帯を割り当てずに置くこともできます。

「この申請を却下する権限がありません。」と表示される

申請者の配属店舗に、自分が管理する店舗が1つも含まれていない場合に表示されます。オーナーか、申請者の配属店舗を管理するマネージャーに却下を依頼してください。

誤って却下してしまったとき

却下した申請は「シフト申請（○）」の一覧には表示されません。復元はカレンダーから行います。

申請者の配属店舗のいずれかを選び、週表示のカレンダーで「却下」と表示されたセルをクリックします。月表示の場合は申請の日付をクリックし、「却下済み申請」から対象を開きます。「却下済みリクエストの復元」が開き、スタッフ名・日付・申請時間帯と却下日時に続けて「この申請を受付可能に戻します。」と表示されます。店舗を選ぶ入力はありません。「受付可能に戻す」をクリックすると「シフトリクエストを受付可能に戻しました」と表示され、申請が承認待ちに戻ります。確定勤務は保持されます。

休暇希望は「却下済み休暇希望」から対象を開き、「未確認に戻す」をクリックします。

一部確定した申請の残り枠が表示されないとき

「設定」→「一部確定した申請の残り枠を表示」にチェックを入れてください。非表示の件数も同じ設定欄で確認できます。詳しくはシフト画面の表示を設定するをご覧ください。

「申請内容が更新されました。一覧を再読み込みして、申請と時間帯を選び直してください。」と表示される

申請内容が変わったため、表示中の内容では承認・却下できません。「一覧を再読み込みする」をクリックすると確認画面が閉じます。一覧の読み込みが終わってから、申請と時間帯を選び直してください。

「申請の状態が変わりました。最新の割当可能枠を読み込んでいます。」と表示される

ほかの操作で申請や勤務の状態が変わり、最新の割当可能枠を自動で読み込んでいます。読み込みが終わるまで待ち、表示された内容を確認してください。読み込みが終わると「シフトを承認」をクリックできます。

「一括確定が中断しました。各枠の結果を確認してください。」と表示される

システムエラーが起きた枠で処理が止まり、後続の枠は「未実行」になります。先に確定した勤務は取り消されません。画面の再読み込みが終わるまで待ち、各枠の結果とカレンダーを確認してください。必要な未確定の枠だけを選び直して再実行します。

復元できず「最新の状態を取得する」が表示される

ほかの申請との時間帯の重複や、申請の状態変更で復元できない場合に表示されます。「最新の状態を取得する」をクリックし、対象を開き直してください。重複する申請がある場合は、その申請内容を確認してから再操作します。