AI下書きを適用する

AIエージェントが保存したAI下書きを、スタッフのシフト申請と休暇希望として登録する手順を説明します。組織のオーナーまたはマネージャー向けです。適用できるのは、あなたの管理範囲内のスタッフだけです。下書きを保存した管理者以外も適用できます。

AI下書きは、AIエージェントにシフトと休みの一括登録を依頼したときに保存されます。依頼の方法はAIエージェントに質問するをご覧ください。スタッフ本人が希望を申請する場合はシフト希望を申請すると休暇希望を申請するをご覧ください。

手順

サイドメニューから「シフト管理」をクリック

シフト管理画面が開きます。
「＋作成」をクリック

画面幅が広い場合、ボタンは「作成」と表示されます。「未適用」または「適用できず」の希望が残っているAI下書きがあると、ボタンにその下書きの数がバッジで表示されます。100件以上は「99+」と表示されます。
「AI下書きの適用」タブをクリック

作成ダイアログは「シフト作成」「確定休暇」「CSVインポート」「AI下書きの適用」の4つのタブに分かれています。「AI下書きの適用」タブにも、同じ数のバッジが表示されます。
区分「未適用」で、対象の下書きをクリック

初期状態では区分「未適用」が選択されています。下書きが多いときは、「名前・区別名で検索」の欄に名前や区別名の一部を入力して「検索」をクリックします。下書きの見出しには、表示名、区別名、「未適用 ○件 / 適用済み ○件 / 適用できず ○件」が表示されます。クリックすると、下書きの詳細が開きます。管理範囲外のスタッフに紐付いた下書きでは、詳細の代わりに「権限がないため、この候補の詳細を表示できません。」と表示されます。
「適用先スタッフ」で適用先のスタッフを選ぶ

入力欄をクリックすると、選べるスタッフの一覧が「スタッフ一覧（全○人中○人を表示）」の見出しで表示されます。続きは「スタッフをさらに表示」で表示できます。名前を入力すると、候補が「名前が一致するスタッフ（○人）」と「名前の一部が一致するスタッフ（○人）」に分かれて表示されます。候補には名前・ロール・配属店舗が表示されるため、同じ名前のスタッフは配属店舗で見分けます。すでにスタッフに紐付いている下書きでは、「適用先:」にそのスタッフが表示され、選ぶ操作はありません。
適用する希望にチェックを入れる

開いた直後は、どの希望も選択されていません。「未適用の希望をすべて選択」をクリックすると、適用済み以外の希望をまとめて選択できます。各行には日付・時間・種別・状態が表示されます。種別は「シフト申請」または「休暇希望」で、休暇希望の時間は「終日」と表示されます。「確定予定」と表示された行は、「確定予定」の希望をご覧ください。
必要に応じて「重複する既存申請を上書きする」をオンにする

選択した希望と重なる既存の申請を置き換えて登録する場合にオンにします。初期状態ではオフです。
「確認」をクリック

画面下部に「○件選択（シフト申請 ○件・休暇希望 ○件）」と表示されます。適用先スタッフと1件以上の希望を選ぶまで、「確認」は押せません。
「適用内容の確認」で内容を確かめ、「適用する」をクリック

適用できない希望があると、その行に理由が表示されます。あわせて「○件の希望が適用できません。内容を確認してください。」と表示され、「適用する」は押せません。この場合は「キャンセル」で選択画面に戻り、その希望を選択から外します。
結果を確認

「適用しました」と「シフト申請 ○件・休暇希望 ○件を登録しました。」が表示されます。「下書き一覧に戻る」をクリックすると、下書きの一覧に戻ります。

確認画面の見方

「確認」をクリックすると、「適用内容の確認」画面が開きます。ここでは次の内容を確認できます。

表示される内容	説明
適用先	適用先として選択したスタッフの名前
選択の件数	「選択 ○件（シフト申請 ○件・休暇希望 ○件）」の形式で表示されます
選択した希望	日付・時間・種別・備考。「確定予定」の希望には休憩・店舗・休暇種別も表示されます
「既存の申請を置き換えます」	「重複する既存申請を上書きする」をオンにしたとき、既存の申請を置き換える希望に表示されます
行ごとの理由	適用できない希望に、その理由が表示されます

「確定予定」の希望

AIエージェントの登録で「確定シフトとして登録」を選んだとき、下書きに保存された希望には「確定予定」と表示されます。行には、AIエージェントが登録しようとした休憩・店舗・休暇種別も表示されます。たとえば「休憩 60分・新宿店」や「休暇種別: 有給休暇」のように表示されます。

「確定予定」の希望も、適用するとシフト申請・休暇希望として登録されます。確定シフト・確定休暇にはなりません。休憩・店舗・休暇種別は参考として表示されるもので、登録される申請には保存されません。確定するには、シフト申請・休暇申請を承認するの手順で承認します。

不要な下書きを破棄する

不要になった下書きは、保存されている希望ごと破棄できます。ただし、管理範囲外のスタッフに紐付いた下書きは破棄できません。オーナーか、そのスタッフの店舗を管理する管理者が破棄します。

「AI下書きの適用」タブで、破棄する下書きをクリック

タブの開き方は、上の手順の1〜3と同じです。
「この下書きを破棄」をクリック

確認画面に、保存されている希望の件数と、そのうち未適用の件数が表示されます。
内容を確かめて「破棄する」をクリック

「「○○」の下書きを破棄しました。」と表示され、一覧から下書きが消えます。

結果の確認

適用すると、選択した希望がシフト申請と休暇希望として登録されます。登録されたシフト申請は承認待ちの状態になります。確定シフトにするには、シフト申請・休暇申請を承認するの手順で承認してください。

適用した希望は、区分「処理済み」に切り替えると確認できます。適用済みの希望は再適用できません。適用しなかった希望は未適用のまま残るため、あらためて選択して適用できます。「適用できず」と表示された希望も、原因を解消したあとに同じ手順で適用できます。

AI下書きとは

AI下書きは、AIエージェントが希望を解釈したときに、すぐには申請として登録しなかった希望を保存したものです。「確定シフトとして登録」を選んだ登録でも、下書きは確定されず、下書きとして保存されます。保存されたAI下書きは、組織の管理者に共有されます。下書きを保存した管理者以外も確認して適用できます。適用できるスタッフは、操作する管理者の管理範囲内に限られます。ただし、スタッフに紐付いた下書きの内容を確認できるのは、そのスタッフの店舗を管理する管理者とオーナーだけです。それ以外の管理者の一覧にも、下書きの名前と件数は表示されます。適用と破棄も、同じ管理者かオーナーが行います。

組織への参加申請を承認するときに、紐づけ待ちスタッフデータとして同じ人物のデータを選ぶと、その承認の中で下書きが適用されます。承認時に適用できなかった希望は「適用できず」として下書きに残るため、この記事の手順であとから適用できます。詳しくは参加申請を承認するをご覧ください。

うまくいかないとき

「下書き候補の取得に失敗しました」と表示される

下書きの一覧を取得できていません。「再試行」をクリックしてください。

「下書き詳細の取得に失敗しました」と表示される

下書きの詳細を取得できていません。「再試行」をクリックしてください。

「権限がないため、この候補の詳細を表示できません。」と表示される

管理範囲外のスタッフに紐付いた下書きを開くと表示されます。この下書きは内容の確認・適用・破棄はできません。このスタッフの店舗を管理する管理者か、オーナーに依頼してください。

「適用先に選択できるスタッフがいません。」と表示される

あなたの管理範囲内に、適用先として選べるスタッフがいません。マネージャーの場合は、自分が管理する店舗にスタッフが配属されているかを確認してください。配属の手順はスタッフを店舗に配属するをご覧ください。

「一致するスタッフが見つかりません。」と表示される

入力した名前に一致するスタッフが、管理範囲内にいません。名前の一部だけを入力し直すか、入力を消して一覧から選んでください。

希望の行に理由が表示され、「適用する」を押せない

確認画面で適用できない希望には、行ごとに理由が表示されます。主な理由と対処は次のとおりです。

表示される理由	対処
「過去の日時には申請できません」	開始日時を過ぎたシフト希望は適用できません。選択から外してください。休暇希望は過去の日付でも適用できます
「勤務日に確定できる配属店舗がありません」	勤務日に有効な配属がありません。スタッフを店舗に配属するで配属を追加してから、もう一度確認します
「配属期間外の日付です」	休暇希望の日付が配属期間外です。配属期間を確認し、必要なら配属を追加します
「確定休暇が存在する日付です」	その日はすでに確定休暇があります。選択から外してください
「既存の申請と重複しています。「重複する既存申請を上書きする」を選ぶと置き換えられます」	置き換える場合は「重複する既存申請を上書きする」をオンにして、もう一度確認します
「確定勤務が紐付いた既存申請が同じ時間帯に存在するため置き換えできません」	確定済みの申請は置き換えられません。選択から外してください
「承認済みの既存申請が同じ時間帯に存在するため置き換えできません」	承認済みの申請は置き換えられません。選択から外してください
「却下記録のある既存申請が同じ時間帯に存在するため置き換えできません」	却下記録のある申請は置き換えられません。選択から外してください
「管理範囲外のスタッフです」	適用先を管理範囲内のスタッフから選び直すか、スタッフの店舗を管理する管理者に適用を依頼します
「入力内で勤務時間が重複しています」	選択した希望どうしの時間が重なっています。どちらか一方を選択から外してください
「同じ日のシフト申請と休暇希望が矛盾しています」	同じ日にシフト申請と休暇希望を選んでいます。どちらか一方を選択から外してください

「適用できませんでした」と表示される

「確認」のあとから「適用する」をクリックするまでの間に状況が変わり、一部の希望が適用できなくなると表示されます。何も適用されていません。適用できなくなった希望の行に理由が表示されます。「選択に戻る」をクリックし、理由が表示された希望を選択から外すか原因を解消してから、あらためて「確認」をクリックしてください。

「処理が混み合っていたため、適用できませんでした。何も適用されていません。もう一度「適用する」を押してください。」と表示される

適用の処理が混み合って完了しなかった場合に、確認画面に表示されます。何も適用されていません。少し待ってから、もう一度「適用する」をクリックしてください。

「処理が混み合っています。しばらく待ってから、もう一度お試しください。」と表示される

確認または破棄の処理が混み合って完了しなかった場合に表示されます。しばらく待ってから、同じ操作をもう一度行ってください。

「この下書きを破棄する権限がありません。」と表示される

破棄を実行した時点で、あなたの組織での役割や所属が変わっていると表示されます。たとえば、画面を開いたあとに役割が変わった場合や、所属が無効になった場合です。下書きは破棄されず、一覧に残ります。権限を持つオーナーかマネージャーに、破棄の操作を依頼してください。

「対象の下書きが変更されたか、他の管理者が先に適用しました。最新の一覧を取得して、再度確認してください。」と表示される

「確認」のあとで下書きの内容が変わったか、他の管理者が先に適用した場合に表示されます。「最新の一覧を取得」をクリックすると選択画面に戻ります。まだ適用できる希望は選択されたまま残ります。適用済みになった希望や表示できなくなった希望は選択から外れ、「適用済みまたは表示できない希望を選択から外しました。」と表示されます。内容を確認して、あらためて「確認」をクリックしてください。

「対象の下書きが見つかりません。破棄された可能性があります。最新の一覧を取得してください。」と表示される

他の管理者が下書きを破棄した可能性があります。「最新の一覧を取得」をクリックして、一覧を確認してください。

希望に「適用できず」と理由が表示される

参加申請の承認で下書きを適用したときに、登録できなかった希望です。原因を解消したあと、この記事の手順で選択して適用できます。表示される理由と対処は次のとおりです。

表示される理由	対処
「希望の内容が正しくないため登録できませんでした」	日付や時間が正しくない希望です。必要なら、AIエージェントに正しい内容で登録を依頼し直します
「過去の日付のため登録できませんでした」	開始日時を過ぎたシフト希望は適用できません
「勤務日に有効な配属店舗がありません」	スタッフを店舗に配属するで勤務日を含む配属を追加してから適用します
「配属期間外の日付のため登録できませんでした」	配属期間を確認し、必要なら配属を追加してから適用します
「確定休暇が登録済みのため見送りました」	その日はすでに確定休暇があります。適用する必要はありません
「既存の申請と重複するため登録できませんでした」	既存の申請を置き換える場合は、「重複する既存申請を上書きする」をオンにして適用します
「承認済みの申請と重複するため登録できませんでした」	承認済みの申請は置き換えられません
「スタッフの有効な雇用が見つからないため登録できませんでした」	スタッフの雇用が有効かを確認します
「管理範囲外のスタッフのため登録できませんでした」	スタッフの店舗を管理する管理者か、オーナーが適用します
「下書きの別の希望と日時が重なるため登録できませんでした」	重なる希望のどちらか一方だけを選んで適用します
「同じ日にシフト希望と休暇希望があるため登録できませんでした」	どちらか一方だけを選んで適用します
「対象の状態が変わったため登録できませんでした」	下書きを開き直し、内容を確認してから適用します

適用済みの行に「削除または置換済み」と表示される

適用先の申請が削除または置換されていると、その行の状態は「削除または置換済み」になります。この行は再適用できません。