シフト管理

Lシフトのシフト管理は、シフトの作成から確定、公開までを担うしくみです。作成経路は2つあり、確定したシフトは公開範囲を設定できます。

シフト作成の2つの経路

シフトの作成には、スタッフが希望を申請してから管理者が承認する経路と、管理者が直接作成する経路があります。どちらの経路でも、最終的に確定シフトになります。

スタッフ申請から承認まで

スタッフはカレンダーから希望日と勤務時間を選んで申請します。申請の宛先は組織であり、店舗を選ぶ入力はありません。特定の店舗で働きたい、または働けない事情がある場合は、備考に書きます。備考は判定には使われず、管理者が読む情報です。勤務時間は手入力かテンプレートで指定します。

申請は日付ごとに1件です。3日を選んだ場合は申請が3件できます。休暇を希望する日は、同じ申請画面の別タブから申請します。

申請が表示される店舗は、スタッフの配属店舗です。申請者が配属を終えていない店舗の管理者に、その申請が表示されます。管理者はシフト管理画面で表示している店舗を確定先として、申請から勤務を確定します。別の配属店舗で確定する場合は、表示する店舗を切り替えます。

配属店舗は申請のたびに保存されるのではなく、そのつど配属から判定されます。申請のあとに配属を追加した店舗にはその時点で申請が表示され、配属を終えた店舗からは表示されなくなります。すでに確定した勤務はこの変化の影響を受けず、そのまま残ります。

却下は申請1件ごとに行います。却下すると、すべての店舗でその申請の受付が止まります。確定済みの勤務がある申請は却下できません。管理者が申請を復元すると、再び各店舗へ割り当てられるようになります。

管理者は、複数のシフト希望をCSVファイルでまとめて取り込むこともできます。取り込んだ内容は承認待ちのシフト希望として登録されるため、スタッフからの申請と同じように承認が必要です。

管理者は、AIエージェントに依頼して、貼り付けたテキストからシフトと休みを一括登録することもできます。エージェントは内容を解釈して確認し、承認画面で「リクエストとして登録」か「確定シフトとして登録」を選んで承認すると、シフト申請・休暇希望または確定シフト・確定休暇として登録します。すぐに登録できない希望は下書きとして保存できます。下書きを保存しただけでは申請にも確定にもなりません。下書きの適用は、管理者が「作成」にある「AI下書きの適用」タブから行うか、スタッフの参加申請の承認時に行います。

申請の手順はシフト希望を申請するをご覧ください。休暇希望の申請は休暇希望を申請するをご覧ください。承認の手順はシフト申請・休暇申請を承認するをご覧ください。CSVでの一括登録はシフト希望をCSVでインポートするをご覧ください。下書きの適用はAI下書きを適用するをご覧ください。

管理者による直接作成

管理者は、スタッフからの申請を待たずに直接シフトを作成できます。この経路で作成したシフトは、承認を経ずにそのまま確定シフトになります。

直接作成の手順はシフトを作成するをご覧ください。作成済みシフトの変更はシフトを編集するをご覧ください。削除はシフトを削除するをご覧ください。

時間帯別の確定と申請の状態

1件の申請から複数の勤務を確定できます。たとえばA店とB店に配属されたスタッフの9:00〜18:00の申請を、A店9:00〜13:00とB店13:00〜18:00に分けられます。

確定する時間は、申請時間に収まる必要がありません。申請より早く始める時間、遅く終える時間、申請と重ならない時間も確定できます。確定できないのは、同じスタッフの勤務と時間が重なるときです。同じスタッフの別店舗の勤務も重複の対象です。

確定できるのは、勤務日にその店舗の配属があり、店舗が営業中の場合です。判定に使うのは確定操作を行う日ではなく勤務日です。配属開始日が11月1日の店舗では、11月1日以降の勤務日の申請を10月のうちに確定できます。勤務日が配属開始日より前の申請は、その店舗に表示されますが確定できません。

申請の状態は、その申請から確定した勤務と却下によって決まります。

申請の状態	条件
未処理	確定勤務がなく、却下されていない
却下	確定勤務がなく、却下されている
一部確定	確定勤務があり、申請時間に未確定の時間が残っている
全部確定	確定勤務があり、申請時間のすべてを満たしている

この区分と、スタッフのカレンダーに出る「確定」「未確定」の公開タグは別です。スタッフには、公開範囲に応じた申請と勤務が表示されます。

管理者画面の「残り枠」は、追加で割り当てられる連続した時間帯です。9:00〜18:00の申請から12:00〜14:00を確定すると、前後の9:00〜12:00と14:00〜18:00が別々の枠になります。他の勤務と重なる時間帯は割り当てられません。未処理の申請件数と残り枠の件数は、数える対象が異なります。

勤務の変更・取消は1件ずつ行います。1件を取り消しても、同じ申請から作った他の勤務は残ります。店舗を変更する場合は、その勤務を取り消してから別の配属店舗へ割り当てます。取消によって、却下した申請が自動で復元されることはありません。

スタッフが申請内容を変更・取り消しできるのは、確定勤務がなく、申請が却下されていない場合です。変更は対象の日の申請に反映されます。同じ組織の他の有効な申請と時間が重なる新規申請はできません。新規申請で既存申請を上書きする機能はありません。

確定シフト・確定休暇の公開

確定したシフト・休暇をどの日付までスタッフに見せるかは、店舗ごとに設定できます。公開制限が無効な場合は、未確定のものも含めてすべてのシフト・休暇がスタッフに表示されます。公開制限を有効にして日付を設定すると、その日付以前の確定シフト・確定休暇だけがスタッフに表示されます。

公開状態を示すタグは、公開制限を有効にした場合にカレンダーへ表示されます。公開制限が無効な場合は、タグは表示されません。タグの呼び方は、管理者向けとスタッフ向けで異なります。

状態	管理者向けの表示	スタッフ向けの表示
スタッフに表示される	公開	確定
スタッフに表示されない	未公開	未確定

公開範囲の設定手順は確定シフトを公開するをご覧ください。

配属店舗ごとの公開と部分公開

申請から確定した勤務は、勤務ごとに店舗の公開範囲で判定します。A店とB店に分かれた勤務のうち、A店だけが公開対象なら、スタッフにはA店の勤務だけが表示されます。翌日にまたがる勤務は、勤務がかかるすべての日の公開が必要です。翌日0:00に終わる勤務では、その翌日は公開判定に含めません。

申請全体の結果は、営業中の配属店舗すべてで申請の対象日が公開され、関連する勤務も公開対象になると表示されます。公開条件が揃うまでは、個別に公開できる勤務と、まだ公開されていない時間帯を持つ「未確認申請」が表示されます。「未確認申請」には、公開された勤務を差し引いた残りの時間帯だけが表示されます。公開された勤務の時間は「未確認申請」から消え、申請した時間のすべてが公開されると「未確認申請」は表示されなくなります。すべての配属店舗で公開されるまで、未公開の勤務時間や却下結果はスタッフには表示されません。

スタッフの「未確認申請」は、管理者画面の「残り枠」と同じものではありません。残り枠は確定した勤務を差し引いた枠ですが、「未確認申請」は公開された勤務だけを差し引きます。確認方法は自分のシフトを確認するをご覧ください。

勤務時間テンプレート

よく使う勤務パターンをテンプレートとして登録できます。テンプレートには2種類あります。

種類	設定単位	利用できる範囲
店舗テンプレート	店舗ごと	その店舗のスタッフ全員
個人テンプレート	スタッフごと	登録した本人のみ

店舗テンプレートの登録手順は勤務時間テンプレートを設定するをご覧ください。個人テンプレートはスタッフ本人が登録するもので、シフト希望を申請するダイアログの中で登録します。登録の手順はシフト希望を申請するをご覧ください。

複数の店舗に配属されているスタッフの申請では、営業中の配属店舗すべての店舗テンプレートが1つの一覧に並びます。テンプレート名と店舗名で識別でき、選んだテンプレートの店舗が申請に記録されます。テンプレートの時間は申請全体に適用されます。テンプレートに設定された店舗のポジションは、別の店舗の勤務には引き継がれません。

スタッフプレビュー

シフト管理画面の「プレビューを確認する」から、スタッフに見えているカレンダーをそのまま確認できます。プレビューは、シフト管理画面で表示していた表示形式（月表示・週表示）と日付を引き継ぎます。プレビュー中はカレンダー上部に「プレビューを確認中」と表示され、そこをクリックするとシフト管理画面に戻れます。

複数店舗の扱い

1人のスタッフが複数の店舗で勤務できます。店舗ごとに時給を設定でき、1件の申請を配属店舗すべての管理者が確認できます。カレンダーは店舗ごとに絞り込んで表示できます。

表示中の店舗の週表示では、そのスタッフの他店舗での有効な勤務（確定・未確定）も、店舗名付きの参照専用の項目として表示されます。月表示のセルには表示されず、日付をクリックして開く「シフト一覧」で確認し、編集する場合は表示する店舗を切り替えます。他店舗での勤務だけのスタッフは、新しい行に表示されません。