参加申請を承認する

届いた組織参加申請を確認し、承認または却下する方法を説明します。組織のオーナーまたはマネージャー向けです。

参加申請は組織ごとに届きます。複数の組織を管理している場合は、先に対象の組織へ切り替えてください。

参加リンクをまだ共有していない場合は組織参加リンクを共有するを、参加を申請するスタッフ側の手順は組織に参加するをご覧ください。

手順

ヘッダーの組織・店舗スイッチャーで対象組織を選択

対象組織の店舗をクリックすると、その組織に切り替わります。組織名の右にある「管理」をクリックしても切り替わります。スイッチャーに表示されるのは、現在所属している組織だけです。
「スタッフ管理」→「スタッフ参加」の順にクリック

「スタッフ参加」画面が開きます。「参加申請」欄に、選択中の組織に届いている申請が一覧表示されます。
対象の申請の「詳細」をクリック

「参加申請詳細」画面が開き、申請者の氏名と申請日時を確認できます。
「雇用上の氏名」を入力

承認後にスタッフ一覧やシフト表に表示する氏名を入力します。申請者が申請した氏名があらかじめ入力されています。必要に応じて修正してください。255文字以内で入力します。
「承認ロール」「雇用形態」「基本時給」「入社日」を入力

承認するロール、雇用形態、基本時給、入社日を選択・入力します。入社日は11か月後までの日付を指定できます。承認ロールで選べるロールは、承認する管理者自身のロールによって変わります。オーナーは「オーナー」「マネージャー」「スタッフ」から、マネージャーは「スタッフ」のみを選べます。
「初期配属店舗」で配属する店舗を選択

選択肢は、承認する管理者によって異なります。初期状態では、先頭の店舗が選択されています。
- マネージャー: 自分が管理する店舗から1つを必ず選びます。「なし」は選べません。欄には「必須」と表示されます。
- オーナー: 組織内の有効な店舗から選びます。配属しない場合は「なし」を選びます。
どちらの場合も、ステータスが「一時停止」または「閉鎖済み」の店舗は表示されません。「なし」で承認したスタッフは、店舗に配属されるまで打刻とシフト希望の提出ができません。承認後に配属する手順はスタッフを店舗に配属するをご覧ください。承認ロールに「オーナー」を選んだ場合、この欄は「owner承認では初期配属店舗を指定しません。ownerは全アクティブ店舗に同期されます。」という案内文に切り替わります。
必要に応じて紐づけ待ちスタッフデータを選択

まだスタッフと結びついていない下書きが残っている場合、「紐づけ待ちスタッフデータ」の選択欄に候補が表示されます。候補は、AIエージェントが希望を下書きとして保存したときのデータです。候補には、名前に続けて括弧内に区別名、「シフト希望 ○件・休暇希望 ○件」の件数、希望の期間が表示されます。件数と期間は、まだ適用されていない希望のものです。申請者と同じ人物のデータを選ぶと、承認時にそのデータが申請者に結びつけられます。保存されていた希望は、シフト申請と休暇希望として登録されます。承認時に登録できなかった希望は、理由とともに下書きとして残り、承認結果で確認できます。心当たりがない場合は「なし」のままにします。
「承認する」をクリック

必須の項目を入力するまで、「承認する」は押せません。参加が完了し、申請者は「承認ロール」で選んだロールで組織を利用できるようになります。

参加を受け付けない場合は、「承認する」の代わりに「却下」をクリックします。確認画面で内容を確認して「却下する」をクリックすると却下が確定します。却下は取り消せません。

結果の確認

承認すると参加が完了し、申請者は「承認ロール」で選んだロールで組織を利用できるようになります。却下すると、申請者は承認済みスタッフとしては登録されません。処理済みの申請は「スタッフ参加」画面の「処理済み履歴」に残り、いつでも結果を確認できます。

「紐づけ待ちスタッフデータ」で候補を選んで承認した場合は、参加申請詳細画面に「承認結果」が表示されます。「シフト申請を○件・休暇希望を○件登録しました」という件数と、希望ごとの日付・時間・種別・状態を確認できます。状態は、次のように表示されます。

登録できた希望: 「登録済み」
承認時に適用されず残った希望: 「承認時に適用されず残っています」
登録できなかった希望: 「参加承認時に登録できませんでした」と理由
登録した申請が削除または置換されている希望: 「申請は削除または置換されています」

承認結果は再読込しても同じ内容を確認できます。

適用されずに残った希望や登録できなかった希望がある場合は、「原因を解消した後、「AI下書きの適用」タブから再適用できます。」という案内が表示されます。たとえば、勤務日に有効な配属店舗がない希望は、スタッフを店舗に配属するの手順で配属を追加した後に再適用できます。再適用の手順はAI下書きを適用するをご覧ください。適用されずに残った希望や登録できなかった希望がない場合は、この案内は表示されません。

うまくいかないとき

「雇用上の氏名を入力してください」と表示される

「雇用上の氏名」が空欄のまま「承認する」をクリックすると、「雇用上の氏名」入力欄の下に表示されます。「名前未設定」と入力した場合も同じ表示になります。スタッフの氏名を入力してから、もう一度「承認する」をクリックしてください。

届いているはずの参加申請が一覧に表示されないとき

「スタッフ参加」画面が扱うのは、ヘッダーの組織・店舗スイッチャーで選択している組織の参加申請だけです。別の組織を選択したままでは、目的の申請は「参加申請」欄にも「処理済み履歴」にも表示されません。ヘッダーの表示で組織名を確かめ、対象組織に切り替えてから開き直してください。

「スタッフ情報が設定されていないため、承認・却下操作はできません」と表示される

ご自身のスタッフ情報が未登録のオーナーは、参加申請の詳細を閲覧できますが、承認・却下の操作はできません。スタッフ情報が登録されている別のオーナーに対応を依頼してください。依頼できるオーナーがいない場合は、サポートへお問い合わせください。

「入社日は今日から11か月後までの日付で入力してください」と表示される

入社日に指定できる範囲は11か月後までです。範囲内の日付を入力し直してください。

「この参加申請はすでに処理済みです。」と表示される

すでに承認または却下が完了した申請の詳細を開くと表示されます。「スタッフ参加」画面の「処理済み履歴」から結果を確認してください。

「あなたが管理する店舗が無いため、この参加申請を承認できません。オーナーに承認を依頼してください。」と表示される

マネージャーが承認するには、初期配属店舗として自分が管理する店舗を1つ選ぶ必要があります。管理する店舗が1つもないマネージャーには、「初期配属店舗」の欄にこの案内が表示され、「承認する」は押せません。組織のオーナーに承認を依頼してください。

「初期配属店舗を選択してください」と表示される

マネージャーが初期配属店舗を選ばずに送信した場合や、選べない店舗が指定された場合に表示されます。画面を更新し、「初期配属店舗」で自分が管理する店舗を選んでから、もう一度「承認する」をクリックしてください。

「申請者の雇用があなたの管理する店舗に配属されていないため承認できません。オーナーに承認を依頼してください」と表示される

申請者がこの組織の雇用情報をすでに持っていて、その雇用があなたの管理する店舗に配属されていない場合に表示されます。承認は行われていません。組織のオーナーに承認を依頼してください。

「申請者の既存の雇用情報が有効ではないため承認できません」と表示される

申請者がこの組織ですでに持っている雇用情報が、有効ではない場合に表示されます。承認は行われていません。解決しない場合はサポートへお問い合わせください。

「選択した紐づけ待ちスタッフデータが見つかりません。破棄された可能性があるため、画面を更新して選び直してください」と表示される

選んだ紐づけ待ちスタッフデータが、承認の前に破棄された場合などに表示されます。承認は行われていません。画面を更新し、「紐づけ待ちスタッフデータ」を選び直してから、もう一度「承認する」をクリックしてください。

「選択した紐づけ待ちスタッフデータは、すでに別のスタッフに紐付けられています。画面を更新して選び直してください」と表示される

選んだ紐づけ待ちスタッフデータが、別の承認や「AI下書きの適用」タブで、すでに別のスタッフに紐付けられた場合に表示されます。承認は行われていません。画面を更新し、「紐づけ待ちスタッフデータ」を選び直してから、もう一度「承認する」をクリックしてください。

「処理が混み合っているため承認できませんでした。画面を更新して再試行してください」と表示される

承認の処理が混み合って完了しなかった場合に表示されます。承認は行われていません。画面を更新してから、もう一度「承認する」をクリックしてください。

「権限がありません」と表示される

ご自身の権限では承認できない承認ロールを選んで送信すると表示されます。マネージャーが選べる承認ロールは「スタッフ」のみです。オーナー・マネージャーとして承認したい場合は、組織のオーナーに承認を依頼してください。紐づけ待ちスタッフデータを選んだ承認で、下書きを適用する権限を確認できない場合にも表示されます。画面を更新してから、もう一度お試しください。